I sidste måned faciliterede jeg en workshop om et af de vigtigste, men nok også et af de mindst sexede intranet-emner overhovedet – nemlig brugervenlig menustruktur.
Og workshoppen bekræftede i høj grad, at rigtig mange virksomheder – også blandt de mere intranet-garvede - stadigvæk kæmper med (mod) en knopskudt, uoverskuelig og organisatorisk styret menustruktur på deres intranet eller medarbejderportal.
Heldigvis viste workshoppen også nogle ’best practices’, der viser vejen videre. Måske ikke i en mere sexet retning, men i hvert tilfælde i en mere brugervenlig retning. Jeg har beskrevet et par af de vigtigste nedenfor.
Hård kamp mod organisationsstrukturen
Det er absolut ikke en nyhed, at organisationsstruktur ikke rimer med brugervenlighed. Derfor kan det godt undre, at organisatoriske enheder og afdelinger stadigvæk dominerer så mange menustrukturer.
Problemet er, at en organisatorisk præget menustruktur er en let måde at holde sig gode venner med alle enheder. Det kræver ofte mange kræfter og stort mod at argumentere for brugervenlighed (= medarbejdervenlighed) mod magtfulde chefer, der gerne vil synliggøre lige netop deres afdeling på forsiden. Og hvis først én chef får sin vilje, så ruller lavinen…
Der er flere grunde til, at det er uhensigtsmæssigt med en organisatorisk bestemt struktur: Dels at organisationsstrukturen ikke nødvendigvis er særlig logisk for medarbejderne (især ikke nye medarbejdere), dels at organisationsstruktur og ansvarsområder skifter fra tid til anden.
Og det er faktisk helt centralt for en god menustruktur, at den er genkendelig fra gang til gang.
Samtidigt er en organisatorisk menustruktur en af de største barrierer for tværgående videndeling.
Jeg skal dog understrege, at der fortsat bør være organisatoriske indgange til indholdet: Dels for at medarbejderne kan finde information om hvad den enkelte afdeling laver og hvem de er, dels som indgang til medarbejdernes ’interne’ arbejdsrum i afdelingen. Men de bør primært fungere som nogle af de supplerende indgange, jeg nævner i næste afsnit.
Den basale menustruktur – og så alt det supplerende
Et intranet skal tilgodese og understøtte mange forskellige brugere i mange forskellige arbejdssituationer. Det er med til at øge kravene – og forventningerne – til menustrukturen.
Først og fremmest er det vigtigt at brugerne har mange forskellige veje til indhold. Samtidigt er det dog vigtigt at hjælpe brugerne med at sikre overblik over de forskellige veje - og det gøres ikke ved at klemmes alle de forskellige veje ind i den samme menustruktur.
Helt konkret er det vigtigt at skelne mellem det man kan kalde en basal menustruktur og så en række supplerende indgange.
Den basale menustruktur skal være så enkel og overskuelig som mulig. Den skal være genkendelig fra gang til gang. Og så skal den være fælles.
De supplerende indgange kan have mange former og navne, de kan godt skifte fra tid til anden, og de behøver ikke være ens for alle, men kan bl.a. målrettes i forhold til ens interesser, arbejdsopgaver eller organisatoriske tilhørsforhold.
For den enkelte bruger vil de supplerende indgange ofte være de vigtigste, hurtigste og mest brugte veje til indhold (hvis de vel at mærke er lavet godt), men set på tværs af alle medarbejderne er en god, basal menustruktur alfa og omega. Den er eneste garanti for at kolleger fra forskellige dele af virksomheden har de samme overskuelige og genkendelige adgange til indhold – og derfor har et fælles referencepunkt.
Gode råd til vejen
Der viser sig efterhånden et mønster i hvilke emner, der indgår i en basal menustruktur – i hvert tilfælde på niveau 1. Men en god og brugervenlig menustruktur er ikke alene et spørgsmål om den rette opdeling og navngivning. Det handler i lige så høj grad om hvem der har lavet den, hvordan de har gjort det og hvem der efterfølgende forvalter den.
I mange virksomheder er menustrukturen udarbejdet på nogenlunde samme måde, som man vælger ny pave: Der sidder nogle (tilfældigt) udvalgte personer i et lukket rum indtil der kommer hvid røg ud af skorstenen. Og så er den struktur valgt.
Jeg kan ikke vurdere, om det er hensigtsmæssigt, når det handler om paver, men det er i hvert tilfælde ikke hensigtsmæssigt, når det handler om menustrukturen på intranettet.
Vejen til en god menustruktur går nemlig over en lang række mellemregninger, vurderinger, prioriteringer og kompromiser. Og for at skabe opbakning til ’den bedst mulige fælles menustruktur’ (som kan have lige så mange åbenlyse svagheder og logiske brister, som der er medarbejdere i virksomheden), så er det nødvendigt at være åben om processen.
Den bedste vej til at sikre forståelse for og opbakning om menustrukturen er at involvere brugerne. Og selv om det kan virke skræmmende og uoverskueligt at invitere mange meninger inden for, så er der ingen vej udenom. Og hvis det blive gjort fornuftigt, så er det faktisk forbavsende så stor enighed, der er.
To helt konkrete metoder er at bruge kortsortering og lade sig inspirere af andres intranet. Den første metode er forholdsvist udbredt, mens det er alt for få, der lader sig inspirere af andre. En metode til at finde inspiration er at hente intranet skærmdumps fra andre virksomheder via Intra2 | Netværk om intranet.
Den digitale (vice)vært
Jeg bruger nogle gange billedet af et hus med flere indgange til at illustrere nogle centrale pointer omkring menustrukturen.
Og her er det efter min vurdering ikke så vigtigt, om der er fem, syv eller ni døre, men at det er klart og tydeligt, hvad de enkelte døre fører ind til. Og at det giver mening på tværs af brugerne.
Men endnu vigtigere end en nok så brugervenlig og let forståelig indgang er den vært – eller måske snarere vicevært – der har ansvaret for det pågældende menupunkt. Ansvaret handler både om indhold (sikre at det er relevant og opdateret) og om brugerne (sikre at deres ønsker og behov bliver opfyldt). Den strukturansvarlige er ’bindeleddet’ mellem brugerne og de indholdsansvarlige.
Det er derfor vigtigt at strukturansvaret bliver placeret hos nogen der kender de besøgende og det pågældende videnområde. Det kan fx være i den enhed, der har det forretningsmæssige ansvar for det pågældende område i virksomheden.
Det kan godt være, at det ikke er lige oplagt for alle menupunkter, men man kan fx starte med at uddelegere ansvaret for punktet ’personale’ til… personaleafdelingen. Og man kan uddelegere ansvaret for punktet ’projekter’ til… projektchefen eller udviklingsafdelingen.
Man kan også vælge at uddelegere ansvar for menupunkter længere nede i strukturen – det afhænger af det pågældende emne og om der er en kompetent strukturansvarlig.
Det er dog vigtigt ikke at falde tilbage i den organisatoriske faldgrube, for ansvaret for punktet personale handler ikke om at synliggøre eller markedsføre personaleafdelingen, men om at give medarbejderne en let og brugervenlig adgang til alt det, de forventer at finde under overskriften ’personale’.
Det betyder blandt andet, at der vil være flere indholdsleverandører end personalekontoret og at der skal arbejdes målrettet med at finde en struktur, der afspejler brugernes verden – i stedet for at afspejle personaleafdelingens måde at se og organisere deres arbejde på.
Der er en del intranet-ansvarlige der er lidt tilbageholdne med at uddelegere strukturansvaret, men dels er der en række fordele ved at få ansvaret placeret hos dem, der kender fødderne og ved hvor skoen trykker, dels kan det frigøre resurser hos den centrale intranet-ansvarlige. I første omgang vil der være nok at gøre med at uddanne og coache de strukturansvarlige – og sikre koordinering på tværs – men når arbejdet er kommet ind i en god gænge, så kan den intranet-ansvarlige få frigjort værdifulde resurser til videreudvikling af andre elementer på intranettet.
Og de kan både være forretningskritiske og mere sexede end menustrukturen…
